Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

Publicado em 07/06/2022 11:42 - Atualizado em 24/06/2024 15:55

Sistema Eletrônico de Informações

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente a MGS e a outros órgãos da administração pública. Trata-se de um sistema com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

Para acessar o sistema

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Perguntas Frequentes

1- O QUE É UM DOCUMENTO INTERNO E EXTERNO NO SEI?

R: Documento interno é todo documento gerado no editor de textos do SEI MGS, enquanto o documento externo é todo aquele que se precisa fazer o upload para o sistema. O documento externo pode ser nato-digital ou digitalizado. O documento externo nato digital é aquele que foi produzido e assinado eletronicamente, enquanto o digitalizado é aquele cujo PDF foi produzido a partir de um documento em papel.

2- COMO ASSEGURAR A AUTORIA E INTEGRIDADE NOS DOCUMENTOS NATOS DIGITAIS?

R: A autoria e a integridade dos documentos natos-digitais no SEI-MGS serão assegurados por meio de uma assinatura eletrônica, precedida da identificação do usuário cadastrado. O acesso será realizado mediante inserção de login e senha.

3 - MAS SÓ A DIGITAÇÃO DO MEU LOGIN E SENHA CARACTERIZAM UMA ASSINATURA ELETRÔNICA E TEM VALIDADE LEGAL?

R: Sim! A Lei federal nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, e art. 3º da Lei nº 12.682, de 2012, garantem a validade.

4- COMO EU VOU FAZER OS PROCESSOS QUE ANTES ERAM FÍSICOS, SEREM ELETRÔNICOS A PARTIR DE AGORA?

R: Adaptação, é a palavra da vez. Até agora, não foi identificado nenhum processo que não possa ser adaptado para a realidade digital. Todos os documentos necessários às rotinas administrativas da MGS podem ser produzidos e assinados no SEI, ou, quando gerados externamente, incluídos e autenticados, se necessário. Mas a verdade é que para essa pergunta não há uma resposta única. Você precisará verificar no seu setor quais adaptações podem ser necessárias e entender o fluxo dos processos iniciados ou recebidos pela área em que atua.

5- O SEI POSSUI AUTOMAÇÃO DE FLUXO DE TRABALHO?

R: Não. Você precisa saber para onde deverá enviar o processo, ou seja, conhecer o fluxo dos processos que são iniciados ou recebidos pelo seu setor. Entretanto, essa é uma característica bem positiva do sistema, pois permite que o SEI se adapte facilmente a diferentes contextos e instituições.

6- QUAL A DIFERENÇA ENTRE CONCLUIR E ARQUIVAR UM PROCESSO NO SEI?

R: Um processo "concluído" não está "arquivado", mas somente encerrado porque cessou o trâmite. Como não está arquivado, qualquer setor no qual ele tramitou pode reabrir um processo concluído sem precisar acionar o Arquivo, apenas clicando no botão "Reabrir Processo". O "perfil de arquivamento" existe no SEI e trata do arquivamento das vias físicas dos documentos digitalizados, portanto não envolve os processos nato-digitais.

7- QUALQUER PESSOA PODERÁ ACOMPANHAR O TRÂMITE DE UM PROCESSO DE SEU INTERESSE?

R: Sim. Qualquer pessoa poderá acompanhar o trâmite de determinado processo, desde que autorizadas.

8- A LGPD E O SEI MGS?

R: A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13709/2018) dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, com a finalidade de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. Sendo tratamento as atividades que englobam a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

Assim o usuário responsável pela inserção de informações que contenham dados pessoais (ex.. RG, CPF, Matrícula, endereço residencial ou eletrônico pessoais etc.) ou dados pessoais sensíveis (dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural) deverá tarjar as informações não essenciais para o processo administrativo de natureza pública em que estiver atuando, mas na sua impossibilidade deverá restringir o grau de acesso do documento para "restrito".

9- OS MEUS PROCESSOS COM INFORMAÇÕES PESSOAIS PODERÃO SER ACESSADOS POR OUTROS USUÁRIOS?

R: Não. Processos com informações pessoais são classificados como restritos. Isso quer dizer que o seu conteúdo só poderá ser acessado pelo setores nos quais ele tramitar. Mas isso quer dizer que, nos casos em que o processo for criado por você, os usuários do seu setor também poderão visualizá-lo. Entretanto, isso não deverá acontecer; e, caso aconteça, há penalização prevista para esse tipo de conduta. Apenas a parte interessada e os setores com atividades inerentes ao processo são autorizados a visualizar seu conteúdo. Caso ocorra alguma violação nesse sentido, o setor gestor do SEI tem acesso ao registro de todos os usuários que visualizaram e/ou editaram qualquer informação do processo. Dessa forma, é possível fazer uma auditoria e responsabilizar os envolvidos.

O Decreto n° 47.222, de 26 de julho de 2017, regulamenta a Lei nº 14.184/02, que dispõe sobre o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual.

Por meio desse Decreto fica admitido, no âmbito do Poder Executivo, o uso de meio eletrônico para o registro e comunicação de atos e para a tramitação de processos administrativos.

O Decreto nº 47.228, de 04 de agosto de 2017, institui o Sistema Eletrônico de Informações como sistema oficial, no âmbito do Poder Executivo, para formação, instrução e decisão de processos administrativos eletrônicos. Sua utilização será obrigatória para todos os órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional e facultativa para as empresas estatais a partir do dia 1º de janeiro de 2019.

A Resolução Conjunta SEPLAG/SEC nº 9921, de 02 de outubro de 2018, estabelece procedimentos para o funcionamento do SEI para tramitação de processos administrativos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, bem como para a prática de atos processuais por usuários externos.

A Resolução SEPLAG nº 106, de 19 de dezembro de 2018, estabelece procedimentos para o funcionamento do SEI no que se refere à comunicação eletrônica com usuários e usuários externos.

O Decreto nº 45.743, de 26 de setembro de 2011, estabelece normas gerais sobre a Política de Atendimento ao Cidadão.

O Decreto nº 48.165, de 29 de março de 2021, dispõe sobre a Política de Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais.
O Ofício Circular SEPLAG/SCGE nº. 1/2019, de 04 de novembro de 2019, orienta sobre a necessidade de restringir o acesso a dados pessoais no SEI.
Ademais, abaixo podem ser acessadas 02 consultas ao Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCE-MG), referentes à utilização de assinaturas e sistemas eletrônicos nos processos da administração pública, além de 02 instruções normativas.

Consulta 730.773 - Digitalização e descarte de documentos

Consulta 770.777 - Admissibilidade de assinatura eletrônica

Instrução normativa nº 3/2013 - Procedimentos da tomada de contas especial

Instrução normativa nº 8/2011 - Documentos, comprovantes e registros de repercussão contábil, financeira orçamentária, operacional e patrimonial.

Clique aqui para acessar a política de privacidade e termo de uso do SEI

Manual do Usuário

Clique aqui para acessar o Manual do Usuário Interno

Clique aqui para acessar o Manual do Usuário Externo

por MGS

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